France: Assistant Administratif et Comptable

Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables.

Mission :

Basée au siège de l’Association à Paris et supervisée par le Responsable Ressources Humaines, l’Assistant(e) administratif(ve) et comptable assiste les responsables de volets sur les aspects comptables, administratifs et logistiques de l’association.

Activités :

1) Administration générale

• Préparer les conseils d’administration, assemblées générales (convocation, réunions, préparer et classer les documents officiels)

• Assurer l’interface téléphonique (standard) et l’accueil des visiteurs :

· être présent à 9h (ouverture du bureau) jusqu’à 17h

• Organiser les réunions

· Lien avec les secrétariats pour RDV

• Préparer et organiser les réunions, les conférences téléphoniques

• Mettre à jour les calendriers et plannings

• Gérer la réception et l’envoi du courrier

• Dactylographier des documents, compte rendus de réunions, photocopier, relier des dossiers, numériser des documents…

2) Comptabilité-Finance, sous la supervision du Directeur Administratif et Financier

• Préparer l’imputation analytique des factures payées par le siège et les transmettre au DAF

• Encoder et importer la comptabilité du siège dans le logiciel Saga

• Gérer les caisses du siège (euros et devises)

• Archiver les comptabilités terrain pour transmission aux CAF

• Régler les factures par chèque (à faire vérifier par le DAF et signer par le DG)

• Gestion des caisses sociales, en relation avec le cabinet social :

· Réception des courriers et envoi au cabinet social

· Gestion des bordereaux mensuels et trimestriels et paiement

• Envoie des ECA au terrain

• Respect de la procédure d’engagement des dépenses

• Rapport bailleur : classeur des pièces + aide au rapport financier

• Aide et participation aux audits : CAC + bailleurs

• Participation au suivi budgétaire du siège

• Soutient les CAF dans le contrôle des comptabilités terrain : respect des procédures d’engagement des dépenses, existence et validité des pièces comptables…

3) Ressources humaines, sous la supervision du Responsable RH

• Mettre en ligne les offres d’emploi

• Envoyer les réponses négatives aux candidats non retenus

• Anticiper et préparer les Per diem des expatriés en briefing ou débriefing, des stagiaires, des postes volants etc… (voir tableau per diem)

• Suivre administrativement les assurances santé des salariés du siège (y compris la mutuelle) et des expatriés

· Changement de pays

· Affiliation/résiliation

· Informations diverses

• Commander et préparer les tickets restaurant (mensuellement)

• Suivre et organiser les visites médicales annuelles (RDV et suivi de la fréquence)

• Organiser la venue des stagiaires/personnels/partenaires étrangers (inscription, logement, billets d’avion, assurances en France, prêt téléphone portable, accueil et orientation …)

• Participer à la mise à jour des organigrammes et mise en ligne sur l’extranet

4) Services généraux et logistique

• Rechercher de nouveaux fournisseurs suivant les besoins (qualité, prix et délais)

• Gérer les commandes de fournitures, mobiliers de bureau, télécom et matériel informatique

· Devis, bons de commande, cotations, relations fournisseurs, inventaires…

• Réceptionner les marchandises

• Organiser l’acheminement et le transport de matériels (choix du mode de transport, de l’emballage, douane et post acheminement) en France et à l’étranger

• Veillez à la maintenance des locaux du siège

· Relations propriétaire et prestataires, (extincteurs, plantes, courses, personnel de nettoyage …)

• Participer à la gestion du déménagement des locaux et les relations avec les prestataires

• Gérer le parc informatique : la maintenance informatique en relation avec nos prestataires (Humane SI) et gestion des adresses email (siège + terrain), inventaires, imprimantes

· Point de contact en cas de demande d’un salarié Solthis et mise en relation

• Documentation : Commander des ouvrages suivant les demandes et tenir à jour la bibliothèque (inventaire, classement, gestion des abonnements, diffusion)

5) Déplacements nationaux et internationaux

• Organiser les déplacements du personnel (siège, expatriés, stagiaires, personnel national, partenaires…)

· inscriptions du personnel aux cours et conférences internationales

· Relations partenaires / agences de voyage (GARD, Air France…)

· Réservations, prise des billets, rédaction d’ordres de mission, obtention de visa, souscription des assurances, logement

· Organiser les demandes de courses (dépôt de courriers ou colis, obtention de visas…)

6) Communication/Information

• Aider à l’organisation d’évènements

· Location de salles

· Logistique de l’évènement (badges, pause-café, préparation du matériel…)

· Soirées/dîners

• Extranet/internet : Mise à jour de documents et création des identifiants extranet

• Gérer Outlook : mise à jour de contact, mailing …

• Gestion de Sharepoint

Profil :

• Niveau minimum Bac+2/3

• Expérience souhaitée de 2 ans minimum sur le même type de poste

• Compétences et connaissance souhaitées :

· Comptabilité (logiciel SAGA apprécié)

· Administration des associations

· Gestion de déplacements internationaux

· Informatique (maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint, Outlook)

· Anglais opérationnel

• Qualités : rigueur, organisation, prise d’initiative, polyvalence, gestion des priorités

Conditions :

Statut : Salarié, non cadre

Durée du contrat : CDI

Date de prise de poste : 02/10/2017

Salaire : selon grille Solthis et expérience + 85% de la mutuelle + tickets restaurant + 50% du transport en commun

Candidature : merci d’envoyer votre CV + Lettre de Motivation + dates de disponibilités avant le 22/09/2017 à recrutement@solthis.org en précisant en objet « Assistant Administratif et Comptable ».

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.